À partir de septembre 2026, la facturation électronique deviendra progressivement une obligation. Les entreprises françaises devront convertir leurs factures à un format électronique conforme et les transmettre à l’administration fiscale via une plateforme de dématérialisation. Il s’agit d’une initiative gouvernementale visant à moderniser et à standardiser les processus de facturation des entreprises. Son objectif principal est de lutter contre la fraude fiscale en rendant obligatoire l’émission et la transmission des factures sous format électronique.
La réforme apporte de nouvelles terminologies et exigences pour les entreprises. Il est crucial d’en saisir les détails pour rester à jour et en conformité avec les réglementations. Voici un aperçu des éléments clés de cette réforme, des enjeux pour les entreprises, et des étapes nécessaires pour anticiper la mise en conformité.
Les éléments clés de la réforme
Les échéances
Bon à savoir : les échéances concernent également La Réunion !
- 1er septembre 2026 : Obligation pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, de recevoir des factures électroniques et obligation pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) d’émettre des factures électroniques.
- 1er septembre 2027 : Obligation pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises d’émettre des factures électroniques.
Après révision du calendrier de déploiement (loi finances 2024), les dates communiquées sont désormais fermes, avec une possibilité de report de 6 mois maximum en cas de nécessité absolue. Il est donc primordial de commencer dès maintenant à préparer votre entreprise à la facturation électronique.
Les acteurs clés
Des termes tels que opérateur de dématérialisation, PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaire) et PPF (Portail Public de Facturation) sont désormais centraux dans les discussions sur la modernisation de la facturation. Bien que ces concepts puissent sembler techniques, ils offrent des opportunités significatives pour optimiser la gestion des factures, réduire les coûts et améliorer l’efficacité opérationnelle.
- Le Portail Public de Facturation (PPF) est une plateforme publique mise à disposition par l’État pour permettre aux entreprises d’émettre et de recevoir leurs factures électroniques. Il s’agit d’une solution gratuite et accessible à toutes les entreprises, mais ses fonctionnalités sont aussi plus limitées que celles des PDP. [Edit octobre 2024 : abandon par l’état du PPF en tant que plateforme de facturation.]
- Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) sont des plateformes privées qui assurent l’échange et le traitement des factures électroniques entre entreprises. Elles peuvent être utilisées en complément ou en remplacement du Portail Public de Facturation (PPF). Les PDP permettent de bénéficier de fonctionnalités plus avancées que le PPF, telles que la gestion des commandes, la signature électronique ou la gestion des litiges.
- Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) sont des prestataires de services qui accompagnent les entreprises dans l’émission et la réception de leurs factures électroniques. Ils proposent des solutions techniques pour générer, transmettre et traiter les factures au format électronique, en conformité avec les exigences légales.
Normes et Formats
Les factures devront respecter des formats électroniques normés (UBL, CII, Factur-X) pour assurer l’interopérabilité entre les différents systèmes. Egalement connue sous le nom de e-facture ou e-invoicing, la facture électronique est émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée. La facture électronique suivra la norme EN16931 qui regroupe 164 données obligatoires.
Toutes les données remonteront obligatoirement au PPF. Une fois les données centralisées, le PPF transmettra les informations à l’Administration Fiscale.
Comment anticiper la mise en conformité des processus avec la réforme ?
Pour anticiper cette transition, il convient de suivre les étapes suivantes :
- Sensibilisation des équipes à la réforme : cette réforme concerne toutes les équipes opérationnelles (informatique, achats, ventes, etc.), pas seulement les équipes comptables. La facturation électronique impliquera de nouveaux processus et de nouvelles compétences. Il est essentiel de former vos collaborateurs aux enjeux de la réforme, puis par la suite des les former aux nouvelles procédures et aux outils mis en place.
- Diagnostic de l’existant : analyse des flux de factures entrants et sortants, état des lieux des processus associés, identification des risques.
- Anticiper les impacts sur vos relations commerciales (clients et fournisseurs)
- Scénario cible : choix d’une solution en flux directs (PPF) ou indirects (PDP), choix des outils et sélection des processus cibles de facturation électronique.
- Etablissement d’une feuille de route pour garantir une adaptation efficace des systèmes d’information et des équipes.
Quels sont les principaux risques auxquels l’entreprise s’expose si elle n’est pas conforme dans les délais ?
Sanctions Financières
Aucune amende ne sera infligée en cas de première infraction commise au cours de l’année civile en cours et des trois années précédentes, et lorsque l’infraction a été réparée spontanément ou dans les 30 jours d’une première demande de l’administration. Dans le cas contraire, les entreprises non conformes peuvent faire face à des amendes et des pénalités financières imposées par l’administration fiscale telles que :
- En cas de défaut de facturation électronique, une amende de 15 € par facture peut être imposée, avec un plafond annuel maximum de 15 000 €.
- Le non-respect de l’obligation de e-reporting pourra entraîner une amende de 250 € par défaut de transmission, avec un plafond annuel maximum de 15 000 €.
- La non-transmission des informations à l’administration fiscale par les Prestataires de Services de Paiement pourra être sanctionnée d’une amende de 15 € par facture et de 750 € par transmission, avec un plafond annuel de 45 000 € pour les deux sanctions.
Retards dans les Paiements
- Une entreprise qui ne respecte pas les normes de facturation électronique risque de voir ses factures rejetées par ses clients, entraînant des retards de paiement et un impact direct sur sa trésorerie.
- Inversement, tout retard de paiement aux fournisseurs sera immédiatement visible par l’administration fiscale, qui pourra alors sanctionner les entreprises ne respectant pas les délais légaux (loi LME).
Perte de compétitivité
- Les clients et les fournisseurs peuvent perdre confiance en une entreprise qui n’est pas conforme aux nouvelles exigences de facturation. Cela peut détériorer les relations commerciales et mener à une perte de clients ou de contrats.
- Les entreprises qui ne passent pas à la facturation électronique peuvent être perçues comme moins modernes et moins efficaces par leurs clients et partenaires. Cela peut les rendre moins compétitives sur le marché par rapport à celles qui ont adopté les nouvelles normes.
Non-conformité aux Obligations Légales
- Ne pas respecter la réglementation en vigueur expose l’entreprise à des contrôles plus fréquents et rigoureux de la part de l’administration fiscale.
Conclusion
La réforme de la facturation électronique représente une opportunité majeure pour les entreprises de moderniser leurs processus de gestion, de gagner en efficacité et de renforcer la sécurité des données. En anticipant cette transformation, les entreprises se conformeront non seulement aux nouvelles exigences légales, mais pourront aussi tirer pleinement parti des avantages de la digitalisation.
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